Otkako je Ray Kroc donio McDonald's masama, poduzetnici teže pojednostavljivanju i usmjeravanju svojih ponovljivih procesa, svodijući složene poslovne operacije na lako odresive zadatke.
Ali, postoji opasnost da se ode predaleko. Ako vam je cilj lažno zaštititi vaše poslovanje, razmislite ponovno.
Prema Reedu Hastingsu, osnivaču Netflixa, neočekivana posljedica pojednostavljenja vašeg poslovnog modela jest da vaš dolazni talent neće biti toliko uspješan. Podijelio je na Majstori razmjera 'podcast,' Ono što nismo uspjeli shvatiti je lažnim ispitivanjem svih sustava da bismo imali sustav u kojem bi samo lutke željele tamo raditi. '
Razmislite o tome minutu.
Ako je u vašem poslu svaka odluka vođena politikom, a ne ljudima, neće biti prostora za autonomne, kreativne, talentirane pojedince da razmišljaju svojom glavom i vode vaše poslovanje naprijed.
Netflixova priča nije iznimka - uvijek se događa na isti način. Organizacija započinje kao okretan startup, naivan prema svim problemima s kojima će se susresti.
Zatim, s vremenom, kako se ti problemi pojavljuju, politike i postupci razvijaju se poput zaštitnog oklopa kako bi zaštitili tvrtku od ponovnih istih pogrešaka. Malo-pomalo uvlači se birokracija, a ako niste oprezni, možete završiti pod brdom birokracije.
Pa, kako uravnotežiti korist od razvijanja standardnih operativnih postupaka, a da pritom ne ubijete svoju cool pokretanje?
Kao izvršni direktor Trainuala, vidio sam kako tisuće tvrtki to čine ispravno. Evo kako:
Počnite s manje detalja nego što mislite.
Kažu da je najbolja kamera ona koju imate sa sobom. Slično tome, najbolji pisani postupak je onaj koji je zapravo napisan. Ne treba vam puno detalja s vrata.
Možda ste krenuli u stvaranje sveobuhvatnog skupa standardnih operativnih postupaka (SOP) i zapeli ste. Evo tajne: vjerojatno je pretjerano razmišljaš.
Kad započnete, što manje detalja to bolje. Čak i ako ste po prirodi perfekcionist, vaši SOP-ovi ne bi trebali biti vaša Sikstinska kapela. Iscrpit će vas i vjerojatno će vaše zaposlenike izmoriti do suza.
Ako vaš tim treba više detalja, tražit će ga! Ovaj pristup dokumentaciji odozdo prema gore puno je manje opterećujući i puno je lakši za održavanje. Vremenom dodajte detalje, prema zahtjevu.
Dokumentirajte svoje najbolje prakse, a ne one najgore.
Netflixova priča previše je česta. Većina politika i postupaka stvoreni su kao reakcija na problem.
Ako neprestano začepljujete rupe na brodu, nećete imati vremena za izgradnju boljeg broda.
Umjesto toga, vašu dokumentaciju treba voditi tim vašeg tima pozitivan izvođenje. U svakom području vašeg poslovanja postoji netko tko radi nešto kako treba. Za sve postoji najbolja praksa.
Dakle, pretplatite se na svoju dokumentaciju tako što ćete osnažiti najbolje izvođače da napišu što funkcionira i podijelite ih s ostatkom tima.
Vaša su pravila napravljena da se krše.
Kada su pravila napisana u kamenu, to znači jednu od dvije stvari. Ili ste diktator i niste otvoreni za povratne informacije, ili se vaša organizacija presporo prilagođava novim najboljim praksama.
Razmislite o svojim pravilima i postupcima kao što su ploče s rezultatima u arkadnim igrama. Čim netko smisli bolji način da nešto učini, trebao bi se popeti na vrh kao jasan i očit pobjednik i svi bi to trebali prepoznati.
Na Facebooku u bilo kojem trenutku radi oko 10 000 različitih verzija platforme, jer se njezini programeri neprestano natječu za poboljšanje vlastitih mjernih podataka. Kad nova značajka ili dizajn nadmaši standard, standard se prepisuje. Vaše bi se poslovanje trebalo odvijati na isti način.
Morate voditi računa dok stvarate.
Tijekom godina dokumentiranja vaše će se poslovanje razvijati. Neki će se procesi promijeniti, a drugi će biti potpuno irelevantni, pa je vaš posao održavati kolekciju ažurnom.
Svake godine zakažite barem neko vrijeme - možda tijekom vašeg godišnjeg planiranja - kako biste pregledali svoje SOP-ove i obrezali popis. Veće bi organizacije to trebale činiti svakih 90 dana ili češće, kako nered ne bi zbunio bezbroj novih zaposlenika.
Dajte svima u svojoj organizaciji ovlaštenje za uređivanje vaših procesa ili barem za predlaganje uređivanja dok ih pregledavaju, ali odaberite jednu osobu u tvrtki koja će u potpunosti preuzeti vlasništvo nad sustavom.
Razvoj standardnih operativnih postupaka ne bi trebao značiti lažno osiguranje vašeg poslovanja. Ako osnažite svoj tim da uhvati njihove najbolje prakse, izazove ga na neprestano usavršavanje i održi sadržaj neurednim i jasnim, riješit ćete društvo glupih pogrešaka bez ubijanja kulture.
