Glavni Produktivnost Najbolji načini za prolazak kroz stotine e-poruka u jednom danu

Najbolji načini za prolazak kroz stotine e-poruka u jednom danu

Samo puštanjem aplikacije za e-poštu vaša će se ramena podići. A uzbuđenje zbog tog nadolazećeg odmora kvari misao da će ga tisuće neodgovorenih e-maila dočekati kući.

Ako vas čitanje i odgovaranje na e-poštu iscrpi i potlači, vrijeme je da to učinite stavite svoju pristiglu poštu pod kontrolu .



Ovo ne djeluje

Ako ste poput većine ljudi, kliknite određene poruke da biste vidjeli što se događa. Ponekad odgovorite. Ponekad nešto označite kao pročitano. Ostale poruke koje pročitate zatim ih zatvorite, možda ih označite zvjezdicom s namjerom da im se kasnije vratite.



To ne uspije jer im se gotovo nikad ne možeš vratiti. U međuvremenu stižu novi e-mailovi koji guraju starije dublje na popis ... i dalje od vaše svijesti.

Kako se pretinčana pošta pretrpa i zaguši, tako se smanjuje i vaš um. I svi ti neovisni e-mailovi ti prilaze na kraj kao što je Damoklov mač.



Nije ni čudo što se ne možete usredotočiti. Nije ni čudo što poruke propadaju kroz pukotine. Nije ni čudo što ste pod stresom.

Promijenite način na koji mislite o svojoj pristigloj pošti

Dvije jednostavne promjene paradigme mogu imati tektonski utjecaj na vašu pristiglu poštu:

Pomak paradigme br. 1: E-pošta ne smije ostati u vašoj pristigloj pošti.



Smatrajte svoju pristiglu poštu svojim kuhinjskim šankom, a pristiglu poštu punu novih poruka kao veliku vreću namirnica. Ne biste valjda te namirnice ostavili na šanku?

Ne, kvarljivo tijelo stavljali biste u hladnjak, konzerve u ormar, šećer i brašno u smočnicu. Shvatili ste ideju.

Pa zašto sve te e-poruke ostavljate u pristigloj pošti? Skloni ih!

Pomak paradigme # 2. Bolje je pretraživati ​​nego sortirati.

Nekad ste morali svaku e-poštu razvrstati u neku razrađenu strukturu mapa. Ali ti su dani prošli.

Najbolji način za uklanjanje e-pošte u današnje vrijeme je, čim je riješite, arhivirajte je.

kimberly "kim" vuneni

Ne brinite, poruka nije nestala. Možete ga pronaći kad god želite pomoću funkcije pretraživanja aplikacije za e-poštu.

Uključite ove pomake paradigme u posao

Kako primjenjujete ove temeljne paradigme? Volim posuditi okvir koji moj prijatelj Ari Meisel opisuje u svojoj knjizi, Manje posla, više življenja .

Kad god sjedite i provjeravate svoju e-poštu, morate učiniti nešto o svakoj e-pošti.

Kao popratnu napomenu isključite obavijesti e-poštom i ne provjeravajte ima li novih e-adresa svakih pet minuta. Blokirajte, recimo po 30 minuta, a e-poštu provjeravajte samo 2-3 puta dnevno.

Sada kada tražite novu e-poštu, odmah napravite jedno od sljedećeg:

Pomiri se s tim

Ako će vam trebati samo 1-3 minute, odgovorite na e-poštu. Zatim ga arhivirajte.

Obriši

Ako ništa ne poduzmete u vezi s e-poštom, riješite je arhiviranjem. U stvari, 'brišete' e-poštu iz svoje pristigle pošte, no i dalje ćete je moći pronaći ako zatreba.

Odgodi to

Ako trebate odgovoriti na e-poštu, ali to ne možete učiniti u ovom trenutku, možete je odgoditi na jedan od nekoliko načina:

  • Premjestite ga u mapu obveza
  • Dodajte e-poštu u Gmail Tasks (ili sličnu značajku u vašoj aplikaciji e-pošte)
  • Pošaljite ga e-poštom na svoj Asana račun da biste ga pretvorili u zadatak
  • Upotrijebite besplatni dodatak Boomerang da biste vam e-poštu poslali na budući datum

Slijedom gornjih koraka, e-adrese će se prestati nakupljati u pristigloj pošti.

Kamo ići odavde

Od sada postupajte prema svakoj pošti e-pošte kako biste je uklonili iz mape pristigle pošte: nositi se s njom, izbrisati (arhivirati) ili odgoditi. Što god radili s novim e-porukama, nemojte im dopustiti da sjednu u vašu pristiglu poštu!

A što je s zaostatkom e-pošte u pristigloj pošti?

Odaberite prag ili razdoblje kada e-adrese određene dobi jednostavno više nisu važne. Na primjer, uzmite sve e-poruke starije od šest tjedana (ili bilo koji prag koji odaberete), označite ih kao pročitane i arhivirajte.

Za preostale e-adrese sklonite ih jednom zauvijek.

To može potrajati nekoliko sati, ali prije nego što shvatite, postigli ste Inbox Zero.

Vaša pristigla pošta - kao i vaš um - postali su pretrpani. Sada možete disati i ponovno uživati ​​u e-pošti.